Omschrijving:
Zoek jij een dynamische werkplek en wil jij werken voor een snelgroeiende professionele organisatie? Misschien ben jij de spin in het web die wij zoeken!
Als senior office manager / managementassistent bij het Meldkamerinstituut ben je de spil van ons team. Samen met de backoffice-medewerker zorg je ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen.
Jouw verantwoordelijkheden omvatten o.a. het efficiënt plannen van werkzaamheden, het beheren van de agenda en het ontzorgen van de directeur in allerlei logistieke en inhoudelijke werkprocessen. Je draagt bij aan een positieve werkomgeving door verschillende zaken te regelen, zodat de directeur zich volledig kan focussen op haar kerntaken. Je zorgt er samen met je collega voor dat de backoffice tot in de puntjes geregeld is.
Wie zijn wij?
Het Meldkamerinstituut is een organisatie die meldkamers opleidt en adviseert. Afgelopen jaren zijn wij toonaangevend geworden in deze sector. Onze klanten zijn onder meer 112-meldkamers, de NS, ProRail, de Tweede Kamer, de kerncentrale in Borssele, de Rabobank en de Kustwacht. Het Meldkamerinstituut heeft enkele medewerkers in dienst. Daarnaast werken tientallen docenten, trainers en acteurs als zzp'er voor ons. We houden kantoor in het koetshuis van een schitterend landgoed in Langbroek (tussen Doorn en Wijk bij Duurstede in de provincie Utrecht).
Je competenties en talenten:
Je bent goed in staat om vooruit te denken en te ontdekken waar mogelijk knelpunten ontstaan. Je bent van nature een organisatorisch talent en je werkt puntsgewijs. Je bent consistent in je acties en je doet wat je zegt. Daardoor kunnen anderen écht op je rekenen, ook als het soms wat hectisch is op kantoor. Je bent in staat om snel te schakelen, zonder het overzicht kwijt te raken. Je bent in staat om complexiteit van taken te kunnen doorgronden en je ziet welke consequenties jouw acties hebben.
Door jouw gestructureerde manier van werken houd je het overzicht. Je kunt je werkzaamheden goed prioriteren en je kunt goed anticiperen. Met jouw klantgerichte houding ben je benaderbaar, toon je begrip voor lastige situaties en speel je in op nieuwe behoeften. Als het hectisch wordt, weet je je hoofd koel te houden, hoofd- en bijzaken te scheiden en ben je in staat om slagvaardig te opereren.
Een greep uit je takenpakket:
Coördineren van complexe jaarplanningen van uiteenlopende trajecten van de 40 meldkamers die wij bedienen.
Bijhouden van deadlines en prioriteiten.
Werkprocessen bewaken van offertetraject tot nazorg.
Relatiebeheer en het bijhouden van ons CRM-systeem.
Ondersteuning bieden in de dagelijkse werkzaamheden.
Voorbereiden en coördineren van uiteenlopende afspraken.
De docenten en collega's voorzien van de nodige informatie.
Affiniteit met overheidshulpdiensten is een pre. Ervaring in een opleidingsinstituut ook.
Je beschikt over:
3-5 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie(als je minder ervaring hebt, mag je ook solliciteren).
Flexibiliteit, proactief denken en een flinke dosis verantwoordelijkheidsgevoel.
Sterke communicatieve vaardigheden, je schakelt makkelijk met mensen op diverse niveaus en bent stressbestendig.
Een hands-on mentaliteit en doorzettingsvermogen.
Kennis van het Office-pakket, je hebt ervaring in werken met een CRM-systeem en met een boekhoudprogramma zoals Moneybird.
Veel kennis van administratieve procedures en kantoorbeheer.
Wat bieden wij:
Het betreft een vaste functie voor 32 uur per week (werkdagen in overleg).
Je ontvangt een jaarcontract met uitzicht op verlenging voor onbepaalde tijd bij gebleken geschiktheid.
Een functie in een collegiale en uitdagende werkomgeving.
Een goed salaris dat past bij jouw werkervaring en opleidingsniveau, tussen de € 3.000,00 en € 3.500,00 o.b.v. een werkweek van 40 uur.
Een pensioenbijdrage.
25 vakantiedagen op basis van een 40-urige werkweek.
Er is altijd lunch op kantoor aanwezig.
We regelen regelmatig borrels op kantoor voor de medewerkers.
Sollicitatieprocedure
Heb je interesse in deze vacature? Dan ontvangen we graag je CV met motivatie op: t.a.v. Fatima Bonebakker. Indien er nog vragen zijn, vernemen wij deze uiteraard ook graag. Tel. 12. Je kunt dan vragen naar Kate van der Vorst of Anouk van Miltenburg.
